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Glosario

Acceso a documentos de archivo:

Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley.

Acervo documental:

Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural.

Administración de archivos:

Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.

Almacenamiento de documentos:

Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas.

Anónimo:

Es la denuncia, petición o queja, verbal o escrita, que una persona presenta en forma respetuosa ante la Contraloría General de Santiago de Cali, haciendo uso del derecho a proteger su identidad. Deberá tenerse en cuenta, que debe ser respetuoso, que contenga un relato preciso de los hechos o irregularidades objeto de la denuncia, petición o queja, una descripción de las circunstancias de modo, tiempo y lugar de la misma, que ameriten credibilidad o que se encuentren soportadas en medios probatorios

Archivista:

Profesional del nivel superior, graduado en archivística.

Archivística:

Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los archivos.

Archivo central:

Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

Archivo de gestión:

Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

Archivo del orden departamental:

Archivo integrado por fondos documentales procedentes de organismos del orden departamental y por aquellos que recibe en custodia.

Archivo del orden distrital:

Archivo integrado por fondos documentales procedentes de los organismos del orden distrital y por aquellos que recibe en custodia.

Archivo del orden municipal:

Archivo integrado por fondos documentales procedentes de los organismos del orden municipal y por aquellos que recibe en custodia.

Archivo del orden nacional:

Archivo integrado por los fondos documentales procedentes de los organismos del orden nacional y por aquellos que recibe en custodia.

Archivo electrónico:

Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos.

Archivo general de la nación:

Establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos y es responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la nación y de la conservación y la difusión del acervo documental que lo integra y del que se le confía en custodia.

Archivo histórico:

Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación.

Archivo privado de interés público:

Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.

Archivo privado:

Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas naturales o jurídicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades.

Archivo público:

Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

Archivo total:

Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

Asiento descriptivo:

Conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades de descripción de un instrumento de consulta y recuperación.

Asunto:

Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa.

Audiencia de Control Fiscal Participativo:

Se entiende como el espacio abierto mediante el cual se convoca a la comunidad en general y/o actores involucrados, para analizar temas de competencia del ente de control fiscal, en la vigilancia del manejo de los recursos públicos articulando en ello el ejercicio del control social. En esta audiencia se pueden rendir informes por parte de la Contraloría y recepcionar quejas, peticiones y denuncias.

Audiencia de Control Fiscal Participativo:

Se entiende como el espacio abierto mediante el cual se convoca a la comunidad en general y/o actores involucrados, para analizar temas de competencia del ente de control fiscal, en la vigilancia del manejo de los recursos públicos articulando en ello el ejercicio del control social. En esta audiencia se pueden rendir informes por parte de la Contraloría y recepcionar quejas, peticiones y denuncias

Audiencia de Decisión:

Es la segunda y última Audiencia Pública del Proceso Verbal, en la que los sujetos procesales exponen sus alegatos de conclusión. Una vez culminado el debate, en ella se toma la decisión de proferir fallo con o sin responsabilidad fiscal, debidamente motivado. Su trámite debe ajustarse a lo establecido en el Art.101 de la Ley 1474 de 2011.

Audiencia de Descargos:

Es la primera Audiencia Pública del Proceso Verbal, tiene como finalidad dar oportunidad a los sujetos procesales para intervenir con todas las garantías procesales en todas las actuaciones del proceso señaladas en el artículo 99 de la Ley 1474 de 2011. Para su trámite deben seguirse las reglas establecidas en el artículo 100 de la misma Ley.

Auto de Apertura de Proceso Ordinario de Responsab

Providencia que inicia formalmente el proceso de Responsabilidad Fiscal, cuando de la indagación preliminar, de la queja, del dictamen o del ejercicio de cualquier acción de vigilancia o sistema de control, se encuentre establecida la existencia de un daño patrimonial al Estado e indicios serios sobre los posibles autores del mismo. El auto de apertura requiere que se encuentre demostrado objetivamente el comportamiento presuntamente constitutivo de falta y su posible autor

Auto de Apertura e imputación de Responsabilidad F

Auto de Apertura e imputación de Responsabilidad Fiscal del Proceso Verbal: Se expedirá auto de apertura e imputación de Responsabilidad Fiscal, cuando del análisis del dictamen del proceso auditor, de una denuncia o de la aplicación de cualquiera de los sistemas de control, se concluya que se encuentra objetivamente establecida la existencia del daño patrimonial al Estado y exista prueba que comprometa la responsabilidad del gestor fiscal. En caso de ser varios los presuntos responsables, se hará la formulación individualizada de cargos a éstos, además, se expondrán los motivos por los cuales se vincula al garante.

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